Zugesicherte E-Mail Antwortzeiten
tl;dr
Damit Student:innen nicht mehr ewig auf Antworten warten müssen, richte ich garantierte Antwortzeiten für E-Mail ein.
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Dank “Corona” nutzen Student:innen (aber auch Kolleg:innen) vermehrt das Medium E-Mail zur Kommunikation. Daher ist es Zeit mein Betreuungsangebot etwas zu überdenken, insbesondere was mein eigenes Antwortverhalten für E-Mails angeht.
Wie ein Mitarbeiter unserer Fakultät erst unlängst betonte “Ich habe keine Zeit und auch keine Lust mehr jede E-Mail Zeile für Zeile zu lesen und auch zu verstehen!”. Da kann ich nur beipflichten. Die E-Mail-Flut hat während den Corona-Semestern signifikant zugenommen. Und obwohl ich bestrebt bin nach Inbox Zero zu arbeiten, sammeln sich immer wieder einmal mehr als 100 E-Mails in meinem Posteingang.
SLA
Kollege Detlef Stern hat mich mit seinem Angebot auf eine Idee gebracht, die ich an dieser Stelle adaptieren möchte. Ich biete ab sofort ein SLA (Service Level Agreement) für meine Student:innen an:
- Während der Vorlesungszeit versuche ich an Vorlesungstagen bis spätestens 17 Uhr E-Mails abzurufen.
- In der Vorlesungszeit antworte ich auf E-Mails innerhalb von drei Arbeitstagen (23:59 Uhr). D.h. wenn Sie Samstag schreiben, ist bis Mittwoch Abend mit der Antwort zu rechnen.
- Student:innen die von mir in Ihrer Abschlussarbeit betreut werden erhalten idR schneller eine Antwort, da unnötiges Suchen und Zuordnen der Anfrage entfällt. Nicht immer kann ich jeden Namen einem Kurs zuordnen.
- Die Angabe von Name, Matrikelnummer und Studiengang kann die Antwortzeit signifikant beschleunigen.
- Nur E-Mails, die von einer Hochschuladresse versendet werden, werden vom System automatisch hoch priorisiert.
- E-Mails die ich via CC oder BCC erhalten beantworte ich nicht.
- Bin ich während der Vorlesungszeit zu Vorlesungstagen nicht erreichbar, richte ich eine OOF-Benachrichtung ein, ab wann ich wieder erreichbar bin. Bitte kontaktieren Sie mich nach dem entsprechenden Datum erneut. Während meiner Abwesenheit aufgelaufene E-Mails werden nachträglich nicht abgearbeitet.
- In der vorlesungsfreien Zeit kann die Antwortzeit nicht versprochen werden.